Cuarta Parte
Organización
industrial de la confección textil |
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Capítulo
22
Organización
de empresa |
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| 1. Organización
industrial. 1.a Definición. 1.b. Sistemas de organización
de empresa. A: Organización jerárquica en línea. B:
Organización funcional. C: Sistema STAFF. 2. Estructura orgánica
de la empresa de confección. 1.b. Introducción al estudio
de la empresa de confección. 2.b Análisis de funciones y
organigramas. 2.b.1. Función administrativa. 2.b.2. La Función
Financiera. 2.b.3. La Función Contable. 2.b.4 La Función
Comercial: Departamento de Compras. Departamento de Marketing o estudio
de mercados. Departamento de Ventas. 2.b.5. La Función Técnica:
La Oficina Técnica. La Sección de producción. El Departamento
de formación de personal. El Departamento de Control de Calidad.
2.b.6 La función de seguridad y de social. |
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1. Organización industrial
DEFIFINICIÓN
Para introducirnos en el tema de este capítulo podríamos
definir el concepto organización como el hecho de establecer el
orden en que se deben considerar los factores para la consecución
de los objetivos.
Pero existen varias maneras de acometer la definición del concepto
organización
industrial.
La American Society of Mecaniciens Enginers (ASME)
lo define así: Organización industrial
es el proceso de determinación de las actividades de una empresa,
disponiéndolas dentro de las mejores relaciones funcionales, definiendo
con claridad la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignándolas
a los individuos, de forma que el esfuerzo de que son capaces sea aplicado
y coordinado de manera efectiva y sistemática.
Esta ORGANIZACIÓN, cuando
se aplica a una empresa determinada, tiene otro factor de dependencia que
es la naturaleza jurídica de dicha empresa. Así, una entidad
mercantil está sujeta en cada país a sus propias leyes, que
regulan el mercado laboral, los sistemas de producción, la financiación,
la fiscalidad y el comercio. En cada estado, cada empresa mercantil tiene
peculiaridades según el sector industrial en que trabaja y según
la naturaleza jurídica de su propiedad, ya sea una sociedad anónima,
limitada, cooperativa, de persona física, etc. Estas son cuestiones
que el alumno o el lector encontrará expuestas en otras asignaturas,
lo largo de sus estudios de Formación Profesional. Aquí vamos
a ceñirnos al sector textil y, dentro de él, el subsector
de confección. El marco jurídico es, naturalmente, el de
la Comunidad Europea, que es semejante al de USA y Canadá; con tal
supuesto ya no será necesario hacer más referencias al respecto.
Para proseguir en estos capítulos, adoptamos la definición
dada por ASME sobre ORGANIZACIÓN.
Oliver Sheldon (en su obra The philosophy of management),
por su parte, diferencia en la ORGANIZACIÓN
tres niveles:
Administración o Dirección Gerente
Función que se ocupa de fijar el plan de acción de la
empresa, coordinar las finanzas, la producción y la distribución,
estableciendo los límites de actuación, la marcha de toda
la organización interna de la empresa y ejerce el control final
del ejecutivo.
Dirección Ejecutiva
Que asume la ejecución de los planes de acción emanados
de la Administración, dentro de los límites por ella fijados,
empleando la adecuada organización para alcanzar los objetivos finales.
Función organizativa
Consistente en combinar el trabajo que los individuos tienen que realizar
con las facultades necesarias para su ejecución, de modo que los
deberes así creados proporcionen el mejor camino para la aplicación
eficiente, sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo posible.
Según Sheldon, la Administración crea la organización
y la Dirección la utiliza.
Cualquiera sea el procedimiento adoptado para estudiar la organización
de la empresa, consistirá siempre, de una forma u otra, en un análisis
detallado de la misma. Podemos hacerlo con esos tres parámetros
dados por Sheldon, que nos proporcionan una comprensión global,
algo así como la esencia de la máquina, la filosofía
de ese ser que llamamos empresa, el meollo de la cuestión. La definición
de ASME se mete, además, en los
elementos constitutivos de la entidad "empresa"; aceptando el método
de análisis implícito en esa definición, estudiar
la organización de una empresa nos llevará a definir las
funciones que en ella existen y quién o quienes las asumen y en
qué orden las asumen para llevarlas a buen término. |
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1.2 Sistemas de organización de empresa
Todos los sistemas de organización deberán partir por
lo dicho en el final del punto anerior; es decir: definir qué funciones
se han de desarrollar dentro de la empresa y asignar a cada función
los puestos de trabajo y las personas correspondientes y establecer entre
esas personas un orden jerárquico. Manejando los tres elementos
organizables, funciones, personas y jerarquía, podríamos
establecer tres tipos de organización de una empresa:
Organización jerárquica en línea
con la característica fundamental de estar todos los miembros
de la empresa supeditados a una rígida estructura de autoridad,
en la que uno es el jefe y los demás son subordinados. El jefe asume
la dirección de todas las funciones. Ésta es la llamada organización
vertical de una empresa; ciertamente anticuada.
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Organización funcional
en la que a cada función, al menos, corresponde un jefe. Si
contemplamos tres funciones, A, B y C, Financiera, Administrativa y de
Producción, los jefes de departamento a, b, c, d, ... recibirán
instrucciones de A, B y C. Ésta es la organización horizontal
de una empresa, que si bien reconoce ya la especialización del personal,
con la autoridad y responsabilidad inherentes a sus puestos de trabajo,
aportando una comunicación más ágil, crea sin embargo
confusión en cuanto al orden jerárquico.
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Sistema STAFF
(del inglés staff: plantilla). Esencialmente consiste
en que para cada nivel de responsabilidad hay una plantilla de personal,
un equipo humano. Varios directores, con el mismo rango jerárquico,
pero asumiendo la especialización por funciones y dependiendo todos
de una entidad jerárquica superior, colegiada a su vez o presidida
por una sola persona. Ésta organización de empresa
es la más aceptada en los últimos tiempos y es la que vamos
a estudiar a continuación.
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2. Estructura orgánica
de la empresa de confección
Se pretende transmitir a los futuros profesionales de la confección
los conocimientos teóricos y prácticos que otros experimentados
empresarios y profesionales de esta materia ven probados día a día
en las empresas. Aparte de exponer sucintamente distintas teorías
acerca de la materia, intentamos introducirnos en las situaciones reales
de los centros de creación, de producción y de comercialización
de este subsector del textil, que es la confección textil. En el
punto que nos ocupa en este capítulo, vamos a conocer por dentro
una empresa convencional ya existente, examinarla, comprenderla y asimilar
su funcionamiento, familiarizarnos con ella, para que podamos integrarnos
en ella cuando el nivel de conocimientos adquiridos durante los cursos
así lo permita. |
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2.1 Análisis de funciones y organigramas
Partiendo del supuesto de tener a nuestra disposición una importante
empresa que se somete a nosotros para un examen minucioso, no velándonos
ningún secreto, abriéndonos todas las puertas, todos los
despachos, talleres, almacenes, todos los libros, ordenadores, planes de
trabajo, de producción, e incluso los más reservados datos
de su plantilla de personal, así como los estudios de tendencias
y de mercado que, o bien realizados por su cuenta o por encargo a otras
empresas, en cada temporada se someten al más absoluto secreto para
poner en marcha un muestrario de modelos. Teniendo a mano tantas facilidades,
no nos será laborioso descubrir la estructura funcional que existe
dentro de esa empresa; es decir, las grandes funciones con que la empresa
"anda". Estas funciones, aún siendo más o menos complejas,
las podemos agrupar en seis:
Función
Administrativa
Función
Financiera
Función
Contable
Función
Comercial
Función
Técnica
Función
de Seguridad y Social
El desarrollo de esta funciones es lo que constituye el organigrama
funcional de la empresa. Para cada una de estas funciones, habida cuenta
de la clase e importancia que tienen (según veremos a medida que
avancemos en los siguientes capítulos), la empresa ha creado los
servicios y puestos de trabajo correspondientes. Vamos a observar sobre
papel ese organigrama funcional, sin perder de vista la división
de grandes funciones que acabamos de hacer. Después las seguiremos
una por una, analizando su estructura, los departamentos que ocupa, el
personal que emplea, así como la misión encomendada a cada
puesto de trabajo.
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE UNA EMPRESA DE
CONFECCIÓN
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2.1.1 Función administrativa
Constituye lo que es función rectora de la empresa. Su misión
consiste en organizar, dirigir, coordinar y controlar la empresa, desarrollándose
en tres estamentos:
Relaciones exteriores:
-
Organismos varios
-
Clientes y Proveedores
Servicios interiores:
-
Secretaría
-
Documentación, clasificación, instrucciones interiores
-
Estadística y gráficos (vinculada a fabricación)
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ORGANIGRAMA DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA
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2.1.2 La Función Financiera
Se divide en dos departamentos:
-
Departamento del presupuesto
-
Departamento de la tesorería.
El Departamento de Presupuestos y Control del Presupuesto tiene
los siguientes cometidos:
-
Hacer las previsiones de pagos y cobros
-
La actualización permanente de la situación económica
-
El estudio de las inversiones a realizar, tanto aquellas a corto plazo
como las que se planifican a largo plazo.
El Departamento de Tesorería tiene los siguientes cometidos:
-
Realizar los cobros y pagos, según los correspondientes mandatos
y justificantes
-
Llevar al día el control de caja
-
Llevar al día el control de cuentas en bancos y dinero en cartera
de valores
La función Financiera de la empresa está íntimamente
relacionada con la función contable.
El personal adscrito a esta función será
-
el jefe de servicios financieros
-
el cajero
-
técnicos de administración
-
administrativos
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ORGANIGRAMA DE LA FUNCION FINANCIERA
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2.1.3 La Función Contable
Esta función es la propia de la Dirección Contable, dentro
del organigrama funcional de la empresa. Según ese mismo organigrama,
esta Dirección Contable depende, como todas las demás direcciones,
de la Dirección General o Gerencia y se divide en cuatro secciones
o departamentos:
El Departamento de Contabilidad de mano de obra o plantilla de personal
tiene encomendado el siguiente trabajo de contabilidad:
-
De los sueldos del personal fijo o de plantilla
-
De las comisiones
-
De los jornales del personal no fijo
-
De las primas o pluses de sueldo
-
De los gastos de desplazamientos
-
De la administración de la Seguridad Social
-
Practicar las retenciones de impuestos legales en todos los sueldos de
personal fijo y no fijo
-
Hacer la valoración económica por elementos de producción
El Departamento de Contabilidad de materias tiene encomendados los siguientes
trabajos de contabilidad:
-
Llevar el control de almacenes, stock de producción, entradas y
salidas
-
Realizar los inventarios periódicos, según órdenes
de la dirección
El Departamento de Contabilidad de Gastos Generales es el responsable
del seguimiento del plan de valoración y de llevar a cabo la imputación
general objetiva.
Los departamentos de contabilidad de mano de obra, de materias y de gastos
generales informan a la empresa acerca del precio de coste del producto
que sale de esa empresa.
El personal de esta función de contabilidad lo forman
-
jefe de contabilidad
-
jefes de oficinas
-
tenedores de libros
-
auxiliares de contabilidad
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ORGANIGRAMA DE LA FUNCION CONTABLE
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2.1.4 La Función Comercial
Se divide en tres partes
En el Departamento de Compras deben integrarse las siguientes funciones
-
Llevar y mantener actualizado el fichero de proveedores, tanto de maquinaria
como de materias primas y complementos auxiliares de la confección
-
Llevar las cuentas de todos estos proveedores
-
Proveerse de documentación informativa sobre todas las materias
-
Llevar la cartera de las colecciones en proyecto y en ejecución
y muestrarios de las mismas
El Departamento de Marketing o estudio de mercados se encarga de realizar
las siguientes funciones:
-
Prospección de mercado, en busca de posibles compradores, elaborando
informes para la dirección sobre situación y evolución
de mercado
-
Publicidad: planificación y realización de campañas
de publicidad y de publicidad permanente.
En el Departamento de Ventas, para hacerse cargo de la función
específica de vender, debe proveerse de la siguiente infraestructura
y llevar a buen término las gestiones y trabajos complementarios
de la venta:
-
Representantes o agentes de ventas, que visitan o reciben a los compradores,
concertando y concretando con ellos la operación venta
-
Llevar ficheros de los clientes, con notas que definen las características
de cada uno y frecuencia y cuantía de pedidos.
-
Recibir y tramitar los pedidos consecuentes de las ventas
-
Vigilar y hacer cumplir los plazos de entrega
-
Llevar la cuenta de clientes propia de este departamento
-
Gestionar y controlar las existencias de prendas en el almacén de
productos acabados
-
Embalar cada pedido, realizar la expedición y entrega de productos
-
terminados y vendidos
La plantilla de personal que integra la función comercial está
formada por:
-
Director comercial
-
Jefe de Compras
-
Jefe de Ventas
-
Representantes o agentes de ventas
-
Jefe de Publicidad y publicistas
-
Jefe de almacén, almaceneros, recaderos, transportistas, expedidores
y personal auxiliar
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ORGANIGRAMA DE LA FUNCION COMERCIAL
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2.1.5 La Función Técnica
Ésta es una función compleja e importante, conformando
lo que podría llamarse la esencia y el núcleo de la empresa.
Abarca desde la primera decisión de diseño hasta la plancha
de las prendas acabadas, pasando por el control de materias compradas para
la producción, sus tratamientos estabilizadores previos, estudio,
planificación y control de la producción y la política
de calidad acorde con las decisiones de la Dirección general.
Esta función técnica se divide en tres grandes secciones:
-
La Oficina Técnica
-
La Sección de producción
-
El Departamento de formación de personal
-
El Departamento de Control de Calidad
La Oficina Técnica de una empresa de confección textil
tiene las dimensiones que le corresponden a la dimensión de la empresa:
su capital social, su volumen de facturación, su especialidad de
confección, etc. Es decir oficina pequeña, mediana o grande
según sea pequeña, mediana o gran empresa. Pero, independiente
del tamaño, la esencia de la oficina técnica, su importancia
y las funciones que tiene encomendadas serán siempre las mismas
e igual de importantes. Es, por tanto, un departamento de gran contenido.
Para el caso de una empresa de dimensiones considerables, la Oficina
Técnica contaría con estas subsecciones técnicas en
las que se realiza una labor eminentemente de estudio:
-
Diseño y patronaje
-
Oficina de métodos
-
Control de producción
|
La Oficina Técnica
| DISEÑO Y PATRONAJE |
El gabinete de diseño
El estudio de patronaje
El gabinete de ensayo de primeras
materias
El gabinete de prototipos |
| OFICINA DE MÉTODOS |
Análisis de fases
Estudio de movimientos de material
Cronometraje de operaciones
Fichas e instrucciones de trabajo |
| CONTROL DE PRODUCCIÓN |
Preparación de material para
el trabajo
Lanzamiento de fabricación
Curso o cadena de fabricación
Entrega de producto acabado a almacén
Servicio de material y utillaje de
talleres
Fichero de Materias
Fichero de materias
Planificación de confección |
|
La Sección de producción es lo más importante
de la empresa de confección y también la más extensa
en todos los sentidos; tanto es así que suele tomarse a la parte
por el todo, llamándosela sencillamente taller de confección.
Está formada por tres grandes subsecciones:
-
Taller de confección
-
Formación de personal
-
El Departamento de Control de calidad
|
La Sección de Producción
| EL TALLER DE CONFECCIÓN |
Sección de corte
Sección de confección
Sección de plancha
Sección de acabados, repasado,
embolsado, etiquetado y pre-almacenaje o salida a almacén |
| FORMACIÓN DE PERSONAL |
Monitores
Métodos de enseñanza
Estudio e instrucción de rendimiento
de trabajo |
| CONTROL DE CALIDAD |
supervisar la calidad del producto
acabado
elabora estadística de calidad |
|
A pie de taller, formando parte de esta misma sección de
producción, existe una oficina de control de producción
individual y de rendimiento del trabajo.
También el taller de confección tiene anejo un taller
mecánico, que atiende al mantenimiento técnico
de su parque.
El Departamento de formación de personal es propio de
empresas con dimensiones suficientes para que les sea rentable mantenerlo;
sin embargo, como función o como labor específica de formación
o perfeccionamiento, no es algo privativo de las grandes empresas sino
beneficioso y aconsejable para todas.
El Departamento de Control de calidad, además de supervisar
la calidad del producto acabado, en todas sus fases y con todas sus características
acordes al prototipo, elabora estadística de calidad para la jefatura
de taller.
Como puede verse, la función técnica en una empresa de confección
encierra en sí lo sustancial de la actividad empresarial, la producción
del objeto vendible, la materia que es objeto de negocio; pero en este
caso no se trata sólo de producción sino de transformación
de materia prima y adecuación de ésta a su finalidad: hacer
del tejido un elemento vestible y que ese fín esté de acuerdo
a la demanda del usuario. Engloba la función técnica todo
el proceso de transformación de esa materia prima y la ejecución
de la política de empresa y, en orden a ello, le pertenece plantear
y resolver cuestiones que son anteriores a la toma de decisiones por parte
de la Dirección General o Gerencia: debe darse un suminitro de información
técnica desde los responsables de la función técnica
a la función administrativa y a la Dirección General, caudal
de información que debe ser puntual y fluido, además de exacto
y minucioso. Con esa información será posible el que las
decisiones de política empresarial sean correctas y que, además,
la gestión interna, de administración económica, la
de personal, la de formación, retribución, etc, no estén
en disonancia con la disponibilidad técnica en la empresa y que
los planes de producción sean posibles.
Plantilla de personal de la Función Técnica
-
Director Técnico, responsable de toda la función técnica.
-
Jefe de producto
-
Jefe de gabinete de diseño y patronaje
-
Jefe de métodos
-
Jefe de taller de confección y encargados de secciones de corte,
montaje y confección y de plancha
-
Cronometradores de operaciones
-
Operarios maquinistas
-
Mecánicos
-
Auxiliares de despacho
-
Jefe de control y controladores de calidad
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ORGANIGRAMA DE LA FUNCION TÉCNICA
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2.1.6 La función de seguridad y de social
Está divida en tres secciones:
-
de seguridad
-
de personal
-
de social
La sección de Seguridad tiene encomendadas las siguientes
funciones:
-
La protección de personas en cuanto a condiciones de trabajo con
medios mecánicos o con medios eléctricos
-
La protección de bienes, contra incendios, siniestros internos,
etc
-
La contratación y gestión de seguros
-
Los sistemas antirrobo
-
La intervención en caso de accidentes de los bienes y equipos
-
En cuanto a actuación preventiva, la conservación de locales
y de materiales y la vigilancia
La sección de personal, tiene encomendadas las siguientes
funciones:
-
Solicitudes de empleo y selección de los aspirantes
-
Expedientes de contratados o fijos
-
Promociones internas de empleados a categoría superiores
-
Calificaciones por puestos de trabajo, según peligrosidad, rendimiento
-
Objetivación de los salarios
La sección de social
-
Servicios y obras sociales de la empresa, como actividades culturales,
deportivas o de entretenimiento, ayudas a la familia, guarderías,
etc.
-
Servicios médicos y de higiene en el trabajo
-
Transportes, comedores
El personal que compone la plantilla de esta función de seguridad
y social
-
jefe de personal
-
responsable de seguridad,
-
agentes de seguridad
-
personal sanitario, un sicólogo de empresa y asistentes sociales,
personal de limpieza, de cocina y administrativos.
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| Lo más importante de todo cuanto antecede en este capítulo
es aclarar que, una vez distinguidas las distintas funciones en la empresa,
para cada una de ellas existen, y deben existir siempre, los puestos de
trabajo correspondientes. Sobre esa base, dependerá de la magnitud
de la empresa la cantidad de personal que se destine a cada función
y a cada sección dentro de esas funciones. Cuántos puestos
de trabajo hay en una empresa deberá corresponderse con sus necesidades
particulares; en una pequeña empresa, una sola persona puede que
desempeñe más de una función; en una empresa grande
serán muchas las personas que estén adscritas a la misma
función. |
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